Intelligenza artificiale nel business travel: quando a prenotare un volo è un assistente conversazionale, la travel policy aziendale smette di essere un documento da sfogliare e diventa un elenco di istruzioni che una macchina deve eseguire alla lettera. Il problema è che molte policy sono state scritte pensando a un dipendente in carne e ossa, quello che compila un form e aspetta l’ok. Sull’IA, invece, tacciono quasi del tutto. Non dicono cosa l’assistente può decidere da solo, quali dati del viaggiatore può far circolare, chi interviene quando qualcosa si inceppa.
Intelligenza artificiale nel business travel: cambia chi applica la regola
Sulla rivista cartacea Mission, in distribuzione ai travel manager italiani, Alfredo Pezzani, amministratore delegato di HuTechTravel, ha spiegato come l’IA stia entrando nei Self-Booking Tool, gli strumenti con cui i dipendenti prenotano da soli restando dentro le regole aziendali. Nel suo articolo cita una ricerca GBTA di marzo 2026 secondo cui il 58% dei travel buyer dichiara che l’IA non ha ancora inciso in modo significativo sul proprio programma. È una fase di attesa. E le fasi di attesa, in fondo, sono il momento migliore per mettere nero su bianco le regole.
Intanto gli assistenti agentici, quelli che eseguono invece di limitarsi a suggerire, sono già sul mercato. A settembre la redazione di Mission ha raccontato Meta Muse, che cerca voli, prenota e tiene d’occhio lo stato del volo. Al lancio è disponibile solo negli Stati Uniti e resta fuori dall’Europa in attesa delle verifiche su GDPR e AI Act. Con il vecchio form era il viaggiatore a interpretare la policy, e il tool bloccava tutto ciò che sforava i parametri. Con un copilot, invece, l’interpretazione passa allo strumento. Se la regola dice «classe economy salvo eccezioni motivate», qualcuno deve stabilire cosa conta come motivo e scriverlo in modo che un sistema lo applichi senza inventarsi niente.
Cosa può fare l’assistente e cosa resta a una persona
La distinzione utile passa tra le decisioni che stanno dentro la policy e quelle che la piegano. Cercare un volo entro la tariffa massima, proporre l’hotel convenzionato più vicino alla sede del cliente, sostituire un treno perso con il successivo della stessa classe: sono operazioni già autorizzate, e affidarle a un assistente sposta poco sul piano della responsabilità. Con le eccezioni il discorso cambia parecchio. Un upgrade per un volo intercontinentale notturno, una tariffa fuori soglia perché l’evento è stato anticipato di due giorni, una destinazione che l’ufficio sicurezza considera a rischio. Qui l’assistente può preparare la richiesta, raccogliere le alternative e dire quanto costa la differenza, ma l’approvazione deve arrivare da una persona con nome e ruolo. La policy dovrebbe elencare queste eccezioni in modo esplicito, indicando per ciascuna chi approva e in quanto tempo, perché un assistente fermo in attesa di una conferma che non arriva lascia il viaggiatore senza biglietto. Una clausola a parte la merita la modifica di prenotazioni già emesse: annullare e riemettere comporta costi e penali, e conviene fissare una soglia oltre la quale serve sempre un via libera umano.
I dati del viaggio sono anche dati dell’azienda
Pezzani suggerisce una domanda da fare a ogni fornitore, prima ancora di chiedere cosa fa la sua IA: «dove va il mio dato, e chi controlla il modello?». Vale la pena portarla anche dentro l’azienda. Un itinerario dice dove si trova un dipendente, chi incontra, quali clienti e quali stabilimenti visita. Messe in fila, le trasferte di un trimestre raccontano trattative in corso, nuovi mercati, fornitori sotto valutazione. Sono dati personali del viaggiatore, tutelati dal GDPR, e allo stesso tempo informazioni riservate dell’impresa. La policy dovrebbe quindi indicare quali dati l’assistente riceve e quali restano fuori, se il motivo della trasferta compare in chiaro o soltanto come codice di progetto, chi autorizza un nuovo strumento a trattare queste informazioni. È una scelta che riguarda insieme travel manager, ufficio acquisti, responsabile della protezione dei dati e IT, e conviene metterla per iscritto prima della firma del contratto, quando il fornitore ha ancora tutto l’interesse a rispondere con precisione.
Sul fronte del duty of care, l’obbligo dell’azienda di tutel
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Immagine: missionline.it